美国投资设立公司指南（四） | 干货分享
本期文章将为大家介绍「公司合规经营有哪些要求？」
本文章仅概述常见的年度合规要求，法律法规纷繁复杂，公司必须针对具体问题具体实用相关的法律法规。高艳律师事务所很乐意协助您规划公司的运营和合规问题。如果您对上述问题有任何疑问，请随时与我们联系。
公司是一个独立法人，股东仅以出资为限承担有限责任。但要维持公司的有限责任和独立人格，公司至少应持续地履行以下合规形式义务：
1. 保持公司的独立人格：
公司的财产和股东财产不得混同。公司要有独立的银行账号。公司在银行开具银行账号和支票签署等具体事务都应由公司权力机关，如董事会，来决定，并有相关记录。
2. 以公司名义开展业务:
要以公司名义开展业务，而不是以任何董事、高管或股东的个人名义开展业务。公司的信封、账单、宣传单、名片、收据等等都需反映公司的名称。公司签署合同等也应以公司名义来签署。
3. 以相关会议来做出相关事项的决议：
公司每年都必须召开相关会议来对公司事务进行审议和表决，主要有股东大会和董事会会议 。相关会议的程序要求一般在公司文件如Bylaws或Operating Agreement有详细的规定。所有公司重大事项，都需董事会甚至股东会会议审议和授权。相关会议决议应当有相关会议记录和相关人员的签字。
4. 年度信息备案
（Statement of Information）：
公司应向州务卿（Secretary of State）提交年度信息备案。即使您的公司信息没有任何变更，C类公司每年也需提交该备案，而LLC隔年提交该信息备案。
许多联邦和加州法规都对用工合规这一领域进行了详细规范，此领域法规非常复杂并且风险点多，如有触犯，公司容易招致诉讼和处罚，甚至会招致刑事责任。如果您对此部分事项有任何疑问，请联系专业律师以获得进一步的建议。以下给公司雇主提供一些基本信息。
1. 反歧视规定：
雇主不能基于性别、年龄、种族、肤色、国籍、宗教、性取向、婚姻状况、医疗状况、精神或身体残疾等歧视任何员工。反歧视法规适用于几乎所有的雇主-雇员关系，包括在雇佣、薪酬、晋升、工作分配、工作条件等方面。而且加州的反歧视法规在很多方面都比联邦法规更为严格。美国劳工部（Department of Labor）和美国平等就业机会委员会(Equal Employment Opportunity Commission)是反歧视法规的主要联邦执法机构。加州公平就业和住房部（California Department of Fair Employment and Housing）是加州的执法机构，以保护人们免受就业歧视。
2. 工资、工时和工作条件:
联邦政府部门设定了联邦最低工资标准，并对有跨州业务的公司规定了加班和工作条件的法规；同时也制定了联邦职业安全与健康法案（OSHA）。其他的法规基本都适用加州州法。联邦和加州在该领域的要求之间存在很大差异，加州的要求通常更严格，公司通常必须遵守更严格的标准。加州政府部门也会对工作场所进行安全检查，以确保执行安全和健康标准，并纠正一些不安全的条件和做法。
3. 工人赔偿保险：
加州法律要求几乎所有雇主都为其雇员购买工人赔偿保险（Workers’ Compensation Insurance）， 违规将受到处罚。无论雇主有无疏忽， 法律都要求雇主承担任何与工作有关的事故的责任（Work-related accident）。
4. 雇员福利：
福利计划一般包括健康保险、长期残疾保险、团体人寿保险和意外死亡保险等福利。如果公司决定向其员工提供这些福利， 公司可能会受到1974年《雇员退休收入保障法》（ERISA）的约束。
5. 告知义务：
加州雇主必须履行加州相关最低工资、工作时间、加班时间和工作条件的规定，并将此类规定张贴在公司显眼的地方，以便员工轻松阅读。最常见的一些告知包括：工业福利委员会命令（Industrial Welfare Commission orders），联邦最低工资通知（Federal minimum wage notice），工作中的安全和健康保护（Safety and Health Protection on the Job），发薪日、时间和付款地点的通知（Notice of paydays and times and places of payment）;工人赔偿通知（Workers’ compensation notices），等等。
在公司设立之初，公司应该已经申请了税号(EIN)，做出了一些税务和会计选择（Tax and Accounting Elections）, 比如选择是否按S公司交税（elect S corporation status），选择了税务年度和会计方法等等。如果您还没有处理完这些问题，请尽快联系会计师完成这些基本税务事项。同时公司也应联系payroll service provider来计算工资税和扣除额。除此之外，每年公司都至少有下列税务问题需要处理：
1. 准确的公司业务记录：
公司应努力准确记录相关的收入、成本、费用、损失、抵扣、借贷、买卖等信息，以利于相关税务计算和申报，并对相关记录保持至少6年以上。
2. 员工和和合同工的信息记录:
公司向员工或合同工支付报酬时应要求填报相关税务表格如IRS Form W-4或W-9，记录号每个人的信息，比如税号（EIN或SSN）、地址、金额、抵扣额等等。
3. 联邦和州的所得税问题：
公司每年应该在公司纳税年度结束后的第四个月的第15天之前申报到期的联邦所得税和加州特许经营税 （Federal Income Tax Returns and California Franchise Tax Returns）。另外，大部分有商业活动的公司也要求定期缴纳联邦税收。
4. 雇佣税和扣缴责任：
如果公司有雇佣员工，公司需缴纳雇佣税（如 Social Security Tax, Medicaid Tax）, 同时有义务为其员工代扣代缴所需缴纳的所得税。
5. 加州年度最低特许经营税：
所有在加州开展业务的公司，无论应税收入如何，必须支付年度“最低特许经营税”（目前为800美元）。
6. 财产税、销售税和其他：
如果公司在加州拥有财产，则公司需要缴纳财产税。如果公司在加州销售货物，即使在网上销售，也需要申请销售许可证并缴纳销售税。如有公司销售烟酒等特殊产品，则公司还需缴纳其他税种。
公司税收问题非常复杂，每种商业实体有不同的税务义务，同时延迟交税等会导致严重的罚款，强烈建议咨询和聘用相关会计师来进行公司税务规划和税务申报，这对公司合规经营至关重要。另外，如果公司遇到相关税务审计，可以联系相关的税务律师来应对，律师-当事人之间的信息交流是受法律保护，是保护敏感信息的最佳选择。
此部分将介绍一些其余的特别事项，供您参考。具体包括证券法、知识产权和移民法的合规事项。
1. 证券法：
公司发行证券受联邦和加州证券法的约束。尽管联邦和州对证券的定义并不相同，但定义都相当广泛，包括股票、期权、权证、债务证据、投资合同以及股票或利润分享计划中的利益。公司高管和董事可能因违反证券法而承担个人责任。因此，无论何时公司考虑发行、或出售证券，都必须考虑到相关联邦和州法律。由于证券法规的复杂性和高风险性，我们建议您在开始交易之前，应与专业律师联系以协助公司进行任何与证券相关的交易。
2. 商标、商品名称和商业秘密等知识产权事项:
当公司开发出与其产品或服务相关的名称或符号并且表明其与公司的独特来源时，公司可以将该名称或符号注册为公司商标或商品名称。公司可以向州政府注册、并在适当情况下向联邦政府注册，以保护有价值的商标和商标名称，防止因不当使用和侵权而造成损失。如果产品生产涉及创造性过程，则专利等可以保护其所有权。而商业秘密可能需要采取一些保护措施，比如要求员工签署协议、以保证商业秘密和机密信息的安全。公司的某些知识产权还可能获得版权保护。
3. 移民法：
根据移民法，公司在招聘过程中需要承担一定的责任。公司应核实雇员的身份和就业许可，要求雇员填写并保留I-9表格。公司如雇佣没有就业许可的员工，可能面临民事罚款，甚至刑事处罚。
